Fahrtenbuch führen oder nicht – das ist hier die Frage!

Wollen Sie ein Fahrtenbuch führen oder die private Nutzung nach der 1%-Regelung versteuern? Diese Frage stellt sich bei jeder Anschaffung eines neuen Firmenfahrzeugs.

Alle Fahrzeuge unterliegen grundsätzlich der 1%-Regelung, wenn Sie erfahrungsgemäß für private Zwecke genutzt werden können. Ausgenommen sind z.B. Fahrzeuge, die über typische Einbauten (Werkstattwagen) verfügen.

Wer ist betroffen?

  • alle Unternehmer, die ihren Geschäftswagen für private Fahrten und/oder für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nutzen
  • alle Arbeitnehmer, die vom Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt bekommen und diesen auch privat nutzen dürfen

Folgende Punkte sind bei der Entscheidung heranzuziehen, ob die Fahrtenbuchmethode oder die 1%-Regelung für Sie am günstigsten ist:

  • gefahrene Kilometer
  • Umfang der Privatnutzung
  • Höhe des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs
  • Neuwagen oder Gebrauchtfahrzeug
  • Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • Art der betrieblichen Fahrten (z.B. Es liegen viele kurze Einzelfahrten vor, die alle im Fahrtenbuch vermerkt werden müssen und damit wird die Führung des Fahrtenbuches sehr zeitaufwendig.)

Fahrtenbuch Ihrer Mitarbeiter:

Um nicht Gefahr zu laufen, bei der nächsten Betriebsprüfung den fahrtenbuchbedingten Steuervorteil gestrichen zu bekommen, ermitteln Sie den geldwerten Vorteil der Privatfahrten Ihrer Mitarbeiter am besten gleich im Rahmen der 1-%-Methode.

Der Vorteil für Sie:

Sie sparen sich dadurch eine Menge Arbeit. Möchte Ihr Mitarbeiter eine für ihn günstigere Variante durch die Fahrtenbuchmethode erreichen, kann er dies im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung beantragen und den Nachweis so auf eigene Faust führen – nach den oben genannten Regeln. Das Risiko tragen dann aber nicht Sie.

Sechs wenig bekannte Fallen beim Fahrtenbuch

Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, schauen Sie es stets kritisch mit den Augen eines Prüfers an. Denn wenn das Finanzamt auf „Ungereimtheiten“ stößt, kann Folgendes passieren: Das gesamte Fahrtenbuch kann kurzerhand verworfen werden. Die meist günstigste Abrechnung nach tatsächlich gefahrenen Kilometern wird verworfen. Stattdessen wird die 1 % Methode zur Versteuerung des privaten Nutzungsanteils angewandt.

Im schlimmsten Fall kann auch Folgendes passieren: Das Finanzamt schätzt den betrieblichen Anteil auf unter 10 %. Das würde noch größere Nachzahlungen zur Folge haben.

Hier sind sechs wenig bekannte Prüfpunkte, die immer wieder dafür sorgen, dass ein Fahrtenbuch nicht anerkannt wird:

  1. Die Tage zwischen 2 Fahrten zur Tankstelle liegen sehr dicht beieinander. Die laut Fahrtenbuch dazwischen liegenden Kilometer entsprechen nicht dem, was mit einer Tankfüllung möglich ist.
  2. In den Buchhaltungsunterlagen finden sich Parkbelege oder Tankquittungen mit einem Datum, an dem das Auto laut Fahrtenbuch gar nicht bewegt wurde oder laut Fahrtenbuch in einer anderen Stadt unterwegs war.
  3. Bewirtungsquittungen, Seminarrechnungen oder andere Belege aus der Buchführung passen nicht zu den Eintragungen im Fahrtenbuch.
  4. Bei Werkstattbesuchen oder TÜV-Untersuchungen werden die Kilometer-Stände auf der Rechnung festgehalten. Diese Angaben stimmen nicht mit dem Fahrtenbuch überein. Tipp: Hier nehmen es die Mitarbeiter in den Werkstätten manchmal nicht so genau – überprüfen Sie daher nach jedem Werkstattbesuch, ob die korrekten Stände vermerkt sind.
  5. Im Fahrtenbuch ist eine Fahrt zum Ort X als Privatfahrt angegeben, doch die angegebenen Kilometer entsprechen nicht der tatsächlichen Entfernung. Tipp: Bei Privatfahrten müssen Sie den Ort und den Grund nicht angeben. Lediglich die gefahrenen Kilometer. Verzichten Sie auf unnötige Angaben, denn überall können Fehlerquellen lauern!
  6. Für eine betriebliche Fahrt zum Ort Y sind im Fahrtenbuch mehr Kilometer verzeichnet, als sich mit einer Routenplanung am Schreibtisch des Finanzamtsbeamten nachvollziehen lassen. Dokumentieren und begründen Sie eventuelle Umwege, die Sie gefahren sind, zeitnah sofort im Fahrtenbuch.

Richtig ankommen – so vermeiden Sie die Tücken beim Fahrtenbuch

Umgehen Sie die Tücken des Fahrtenbuchs besser gleich

Trotz des hohen Aufwands und der Unsicherheit kann es sich für Sie durchaus lohnen, ein Fahrtenbuch zu führen, um den geldwerten Vorteil aus den privat mit Ihrem Dienst- oder Firmenwagen gefahrenen Kilometern zu ermitteln.

Nutzen Sie den Pkw nur in einem ganz geringen Umfang privat, ist die Fahrtenbuchmethode vorteilhafter. Je geringer der Privatanteil, desto mehr spricht für ein Fahrtenbuch.

Allerdings muss das Fahrtenbuch unbedingt ordnungsgemäß geführt werden. Die Regeln sind streng:

Ihr Fahrtenbuch muss

  • lückenlos sein und auch
  • gegen nachträgliche Änderungen geschützt sein.

Achtung: Ein aus losen Blättern zusammengefügtes Exemplar mochten die Richter vom Bundes-finanzhof denn auch nicht anerkennen. Sie urteilen, es sei nicht ordnungsgemäß, wenn es in loser Form geführt wird (BFH-Urteil vom 12.7.2011, Az. VI B 12/11, veröffentlicht am 14.9.2011).

So sollte Ihr Fahrtenbuch aussehen

Das Finanzamt wird aufgrund der Rechtsprechung nur solche Fahrtenbücher akzeptieren, die

  • handgeschrieben und als gebundene Ausgabe vorgelegt werden, oder
  • mit Hilfe von Software erstellt sind, bei denen eine nachträgliche Änderung der Eintragungen nicht mehr möglich ist oder dauerhaft dokumentiert wird.

Für den Nachweis per Fahrtenbuch müssen folgende Fahrten im Fahrtenbuch unterschieden und im Fahrtenbuch dokumentiert werden:

 

  • dienstliche Fahrten
  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte
  • private Fahrten
  • Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung.

Das Fahrtenbuch Ihres Firmenwagens muss einige Mindestangaben enthalten, die zu Beginn und Ende einer jeden Dienstfahrt notiert werden müssen:

  • Datum
  • Kilometerstand
  • Reiseziel
    Wenn sich aus der Ortsangabe nicht eindeutig das Reiseziel bestimmen lässt, muss der Straßenname mit der Hausnummer im Fahrtenbuch eingetragen werden (z.B. Sparkasse Köln-Bonn ist nicht ausreichend, da es viele Filialen in der Stadt gibt).
  • bei Umwegen die Reiseroute (z.B. aufgrund von Stau)
  • Reisezweck
  • Aufgesuchte Geschäftspartner

Bei Kundendienstmonteuren und Handelsvertretern mit täglich wechselnder Reisetätigkeit reicht es aus, zu notieren, welcher Kunde an welchem Ort aufgesucht wurde. Werden immer die gleichen Kunden aufgesucht, darf eine Kundenliste angelegt werden. Weitere Aufzeichnungserleichterungen bestehen für Taxifahrer und Fahrlehrer.

Berufliche Verschwiegenheitspflichten berechtigen nicht, im Fahrtenbuch auf die Angabe von Reisezweck und Reiseziel zu verzichten. Auch Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Ärzte, Zahnärzte, Apotheker und Hebammen sind beim Führen eines Fahrtenbuches zu diesen Angaben verpflichtet. Ein Arzt muss deshalb neben dem Reisezweck „Patientenbesuch“ auch den Namen des aufgesuchten Patienten im Fahrtenbuch aufzeichnen. 

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Praxisbeispiele: Welche Methode ist günstiger?

In unseren Fallbeispielen haben wir immer mit einer Einkommensteuerbelastung von 35% gerechnet.

Fall 1

Bruttolistenpreis des Fahrzeugs 30.000,00 EUR, Kfz-Aufwendungen 10.000,00 EUR im Jahr, bei einer jährlichen Fahrleistung von 20.000 km waren 5.000 km privat (= 25%)

1% – Regelung

Fahrtenbuchmethode

 

1% des Listenpreises

300,00 EUR

Kfz-Kosten im Jahr für Abschreibung, Tanken, Reparaturen, Steuern und Versicherung

10.000,00 EUR

pro Jahr

3.600,00 EUR

davon Privatanteil 25%

2.500,00 EUR

Einkommensteuer (35%)

1.260,00 EUR

Einkommensteuer (35%)

875,00 EUR

 

Das Ergebnis

Welche Methode günstiger ist, muss von Fall zu Fall entschieden werden. Die 1%-Regelung ist einfach, aber häufig die teurere Lösung. Ein Fahrtenbuch zu führen, ist in der Regel aufwendig, aber über die Jahre der Nutzung des Firmenwagens können Sie häufig einen hohen Steuerbetrag sparen. Wird ein Fahrtenbuch geführt, sind in der Buchhaltung die Kosten für dieses Fahrzeug getrennt zu erfassen, damit die jährlichen Kfz-Kosten ermittelt werden können.

Die einmal gewählte Methode können Sie nur zum Jahreswechsel ändern. Wenn Sie sich im Laufe des Geschäftsjahres einen neuen Firmenwagen anschaffen, können Sie die Methode zur Ermittlung des Privatanteils neu festlegen. 

Fall 2

Der Firmenwagen ist ein Gebrauchtfahrzeug mit Anschaffungskosten von 40.000,00 EUR. Der Bruttolistenpreis im Falle der Neuanschaffung beträgt 80.000,00 EUR. Kfz-Aufwendungen 15.000,00 EUR im Jahr, bei einer jährlichen Fahrleistung von 30.000 km waren 3.000 km privat (= 10%)

1% – Regelung

 

Fahrtenbuchmethode

 

1% des Listenpreises

800,00 EUR

Kfz-Kosten im Jahrfür Abschreibung, Tanken,
Reparaturen, Steuern und Versicherung

15.000,00 EUR

pro Jahr

9.600,00 EUR

davon Privatanteil 10%

1.500,00 EUR

Einkommensteuer (35%)

3.360,00 EUR

Einkommensteuer (35%)

525,00 EUR

 

 

Frank-Michael Jänicke – Diplom Finanzwirt & Steuerberater, Geschäftsführer

EFFIZIENTA

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