Ein bisschen Spaß muss sein 

So feiern Sie steuerfrei mit Ihren Mitarbeitern 

Teamwork und ein gutes Betriebsklima sind für jedes Unternehmen die Garanten für dauerhaften Erfolg. Gemeinsame Unternehmungen stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl und die Identifikation mit dem eigenen Unternehmen. Da Sie als Unternehmen daran verständlicher Weise ein großes Interesse haben, bleiben die Aufwendungen für Be­triebsfeste, Betriebsausflüge und dergleichen grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei. Allerdings schränkt der Fiskus dies auf „übliche Betriebsveranstaltungen“ ein.

Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene

Eine Betriebsveranstaltung im steuer­lichen Sinne liegt immer dann vor, wenn sie auf betrieblicher Ebene stattfindet und gesellschaftlichen Charakter hat. Darunter fallen – neben den üblichen Ausflügen, Weihnachtsfeiern usw. – auch Pensionärstreffen oder Feiern für alle Arbeitnehmer anlässlich ihres 10-, 20-, 25-, 30-, 40-, 50- oder 60-jährigen Jubi­läums. Grundsätzlich müssen Betriebs­veranstaltungen allen Beschäftigten of­fen stehen und dürfen nicht nur an ei­nen bestimmten Kreis (z.B. nur Abtei­lungsleiter) der Belegschaft gerichtet sein. Allerdings darf von diesem Grund­satz abgewichen werden, wenn sich die Begrenzung des Teilnehmerkreises nicht als Bevorzugung bestimmter Arbeitneh­mergruppen darstellt. Eine solche Bevorzugung liegt zum Beispiel dann nicht vor, wenn einzelne Abteilungen oder Or­ganisationseinheiten eine Veranstaltung durchführen, die allen dort arbeitenden Arbeitnehmern offen steht. Steht die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder die Verabschiedung eines einzelnen Mitar­beiters an, handelt es sich dabei nicht um eine Betriebsveranstaltung (R 72 Absatz 2 Satz 5 LStR). Allerdings dürfen übliche Sachzuwendungen in diesem Zusam­menhang steuer- und sozialversiche­rungsfrei bleiben, weil sie im ganz über­wiegend betrieblichen Interesse angese­hen werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Aufwendungen pro teilneh­mender Person den Betrag von 110 € einschließlich Umsatzsteuer nicht übersteigen.

Kosten

Was üblich ist, wird an zwei Kriterien gemessen: Erstens dürfen solche Veran­staltungen nicht zu oft stattfinden -­ höchstens zweimal im Jahr – und zwei­tens dürfen sie nicht zu teuer sein – bis 110 € inklusive Umsatzsteuer pro Teilnehmer (R 72 LStR). Ganz wichtig ist dabei, dass es sich bei diesem Betrag um eine Freigrenze und keinen Freibetrag handelt, d.h. bei auch noch so geringfü­gigem Überschreiten der Grenze, wird der komplette Betrag steuerpflichtig. Wenn Arbeitnehmer Angehörige zur Be­triebsfeier mitbringen, ist zu beachten, dass der Kostenanteil für die Begleitung wie Ehegatten, Freund/Freundin, Le­benspartner usw. dem Arbeitnehmer zu seinem eigenen Anteil hinzuzurechnen ist.

Steuerfalle – Freigrenze beachten

Haben zum Beispiel insgesamt 50 Per­sonen (10 Arbeitnehmer waren solo und 20 hatten je eine Begleitung dabei) an ei­ner Weihnachtsfeier teilgenommen und an Aufwendungen (Übernachtung, Speisen und Getränken, Saalmiete usw.) sind insgesamt 5.000 € inklusive Mehrwert­steuer angefallen, so sind das pro Teil­nehmer Kosten von 100 €. Für die 10 Arbeitnehmer, die alleine gekommen waren, bleiben diese Aufwendungen steuerfrei. Für die restlichen 20 Arbeit­nehmer sind 2 x 100 € angefallen und so­mit steuerpflichtig. Ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil kann beim Über­schreiten der 110 € Grenze nur dann vermieden werden, wenn der Arbeitnehmer in Höhe des übersteigenden Be­trages eine Eigenleistung trägt. So kön­nen Aufwendungen pro Teilnehmer in Höhe von beispielsweise 150 € durch eine Zuzahlung der Arbeitnehmer in Höhe von jeweils 40 € steuerfrei bleiben.

Steuerliche Gestaltung

Der Arbeitgeber hat ein Wahlrecht, aus mehreren Veran­staltungen im Kalenderjahr die zwei üb­lichen zu bestimmen. Somit ist eine steuerliche Gestaltung möglich, da der Arbeitgeber natürlich immer die zwei teuersten Betriebsveranstaltungen inner­halb der 110 € Freigrenze als die steuer­freien auswählt. Das Wahlrecht kann spätestens noch im Rahmen der Lohn­steueraußenprüfung ausgeübt werden. Entgegen früherer Ansicht der Finanz­verwaltung können auch mehrtägige Be­triebsveranstaltungen als üblich angesehen werden. So sagt ein BFH-Urteil vom 16.11.2005, BStBl. 2006 II S. 439, dass auch zweitägige Betriebsveranstal­tungen steuer- und sozialversicherungs­frei bleiben, wenn die Freigrenze von 110 € eingehalten wird. Der Arbeitgeber kann den steuerpflichtigen Teil der Be­triebsveranstaltungen mit 25% pauschal versteuern (§ 40 Absatz 2 EStG). Da­durch entstehen für den Arbeitnehmer dann selbst keine Abzüge, da die Pauschalierung überdies Sozialversicherungsfreiheit nach sich zieht.

Nicht übertreiben

Übliche steuerfreie Betriebsveranstal­tungen liegen nur dann vor, wenn nicht mehr als zwei solcher Veranstaltungen innerhalb eines Kalenderjahres stattfin­den. Jede weitere Veranstaltung löst – unabhängig von der Höhe der Aufwen­dungen – Steuerpflicht aus. Pensionärs­treffen oder Jubiläumsfeiern zählen dabei nicht mit und können zusätzlich steuerfrei stattfinden.

 

 

Geschenke

Geschenke, die im Rahmen von Be­triebsveranstaltungen an die Arbeitneh­mer überreicht werden, sind in die 110 € Grenze mit einzubeziehen, wenn sie den Wert von 40 € (inklusive Umsatz­steuer) nicht überschreiten. Haben die Geschenke einen höheren Wert, dürfen sie nicht in die 110 € Grenze eingerech­net werden und sind stets steuerpflichtig. Allerdings wäre hier eine Pauschalierung mit 25 % durch den Arbeitgeber mög­lich, wenn die Sachgeschenke in einem sachlichen Zusammenhang mit der Ver­anstaltung stehen. Ein solcher sachlicher Zusammenhang wurde durch ein BFH-­Urteil vom 7.11.2006, in Zusammen­hang mit der Aushändigung von Krüger­rand-Goldmünzen an die Arbeitnehmer anlässlich einer Weihnachtsfeier ver­neint. Eine Pauschalierung der Lohn­steuer mit 25% ist somit ausgeschlossen. Seit dem 1.1.2007 kann jedoch der Wert der Goldmünzen pauschal mit 30% nach §37b EStG versteuert werden

Verlosungen

Wenn sich alle Teilnehmer (es dürfen auch Betriebsfremde mit dabei sein) an einer Verlosung im Rahmen der Be­triebsveranstaltung beteiligen, bleiben Sachgewinne bis zu einem Wert von 40 € inklusive Umsatzsteuer steuerfrei, sind aber in die Berechnung der 110 € Grenze mit einzubeziehen. Mehrere Losgewinne bzw. Losgewinne eines mit­gebrachten Partners sind dabei nicht zu­sammenzurechnen. Haben die Losge­winne einen höheren Wert als 40 €, han­delt es sich stets um einen steuerpflichtigen Arbeitslohn, der allerdings wieder mit 25% pauschalversteuert werden kann und dann sozialversicherungsfrei bleibt.

Steuertipps

Für Arbeitnehmer, die als Mitorganisator oder Begleitperson an der Betriebsveranstaltung teilnehmen, entsteht kein steuerpflichtiger Arbeitslohn. Entschei­dend ist, dass die Arbeitnehmer dafür ei­nen ganz erheblichen Zeitaufwand hat­ten. Es genügt auch, dass Arbeitnehmer ganz konkrete Aufgaben übernehmen, wie z.B. die offizielle Verleihung von Auszeichnungen an verdiente Mitarbei­ter oder die Gewinner von betrieblichen Wettbewerben.

Angenehmes mit Nützlichem verbinden

Wenn es Schwierig­keiten bereitet, die 110 € Grenze einzu­halten, besteht die Möglichkeit, das An­genehme mit dem Nützlichen zu verbin­den und z.B. im Anschluss an einen ein­tägigen Betriebsausflug mit buntem Programm, eine Betriebsbesichtigung eines Geschäftspartners am nächsten Tag dranzuhängen.

Der Kostenanteil, der auf die Betriebsbesichtigung entfällt, wie Transport, Imbiss usw., wird nicht in die 110 € Grenze einbezogen. Alles, was direkt dem geselligen Teil zugeordnet werden kann, wie

  • Abendessen
  • Saalmiete
  • Musikkapelle usw.

zählt zum Betriebsausflug. Nicht direkt zuordenbare Kosten, wie

  • Übernachtung
  • Hin – und Rückreise

werden im Verhältnis aufgeteilt. Findet also nach dem eigentlichen eintägigen Betriebsausflug am nächsten Tag noch eine ganztägige Betriebsbesichtigung statt, sind diese nicht direkt zuorden­baren Kosten nur mit der Hälfte dem geselligen Teil zuzurechnen und können somit die Aufwendungen pro Teilnehmer entsprechend drücken, um die 110 € Grenze einzuhalten.

Frank-Michael Jänicke – Diplom Finanzwirt & Steuerberater, Geschäftsführer

EFFIZIENTA

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