Anfang des Jahres stellt sich immer wieder die Frage, welche betrieblichen und privaten Unterlagen vernichtet werden können. Die nachfolgende Aufstellung vermittelt einen Überblick über die Aufbewahrungspflichten und was Sie demzufolge 2016 entsorgen dürfen.

Nach Handels- und Steuerrecht müssen Kaufleute bzw. Unternehmer Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahren. Der Fristlauf beginnt jeweils mit dem Schluss des Jahres, in dem z.B. die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, der Abschluss festgestellt, das Inventar aufgestellt oder Handels- und Geschäftsbriefe empfangen bzw. abgesandt worden sind. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten für Kaufleute und alle, die nach Steuer- oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Betriebsinterne Aufzeichnungen wie Kalender oder Fahrberichte sind nicht aufbewahrungspflichtig; Lohnunterlagen für die Sozialversicherung hingegen bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Jahres.

Hinweis: Die sechsjährige Aufbewahrungspflicht der Lohnkonten bezieht sich auf die lohn- und sozialversicherungsrechtlichen Pflichten bei lohnbezogenen Betriebsprüfungen (Finanzamt, Deutsche Rentenversicherung etc.). Dessen ungeachtet ist sicherzustellen, dass die gesetzlichen Auskunftspflichten (z.B. Sozialgesetzbuch X) des Arbeitgebers gegenüber Dritten erfüllt werden können. Insofern sollten Arbeitsverträge sowie Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung nicht bereits nach sechs Jahren vernichtet werden.

Vor der Entsorgung ist jedoch zu beachten, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuerfestsetzungen von Bedeutung sind. Das gilt etwa dann, wenn die Unterlagen noch benötigt werden könnten für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen, die an das Finanzamt gerichtet sind.